beschlossen von der Mitgliederversammlung am 07.06.2003, geändert von den Mitgliederversammlungen am 08.10.2008, am 05.11.2009 und zuletzt am 16.11.2015.

§ 1 Allgemeines

(1) Diese Ordnung regelt die Kassen- und Vermögensverwaltung der HSG Mittweida. Sie legt in Anhängen Regularien zur Umsetzung dieser Finanzordnung fest.

(2) Die Finanzordnung ist der Satzung des Vereins zugeordnet.

(3) Die Ordnung kann nur durch Beschluss einer Mitgliederversammlung geändert werden. Änderungen in den Anlagen sind durch Beschlüsse des Vorstandes möglich.

(4) Die Finanzmittel des Vereins sind nach den Grundsätzen der Sparsamkeit zu verwenden und zu verwalten. Aufwendungen müssen in einem wirtschaftlichen Verhältnis zu den
erwarteten Ergebnissen stehen.

(5) Für den Gesamtverein, alle Abteilungen und Sportgruppen gilt zwar das Prinzip der Kostendeckung, aber im Rahmen des Solidaritätsprinzips ermöglichen sich alle untereinander die Aufrechterhaltung des Sportbetriebes und fördern im  Besonderen Maßnahmen zur Gewinnung von Kindern und Jugendlichen sowie den Senioren- und Gesundheitssport.

§ 2 Haushalt

(1) Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

(2) Für jedes Geschäftsjahr ist ein Haushaltsplan zu erstellen, der vom erweiterten Vorstand
bestätigt werden muss.

(3) Alle im Haushaltsplan vorgesehenen Finanzmittel sind zweckgebunden. Ein Ausgleich einzelner Positionen ist innerhalb des bestätigten Haushaltsplanes zulässig.

(4) Der Schatzmeister und die Abteilungsleiter sind für die Einhaltung des Haushaltsplanes in ihrem Zuständigkeitsbereich verantwortlich.

(5) Es können freie und zweckgebundene Rücklagen gebildet werden.

§ 3 Buchhaltung und Zahlungsverkehr

(1) Präsident, Vizepräsident und der Schatzmeister sind für die ordnungsgemäße Buchführung der HSG Mittweida verantwortlich. Die Bank- und Kassengeschäfte werden vom Schatzmeister geführt. Der gesamte Zahlungsverkehr auch aller Abteilungen und Sportgruppen wird grundsätzlich über ihn abgewickelt.

(2) Die Buchführung erfolgt über Kostenstellen und Kostenarten. Jeder Abteilung und Sportgruppe ist eine Kostenstelle zugeordnet. Zusätzliche Kostenstellen können nach Absprache mit dem Schatzmeister eingerichtet werden. Die einzelnen Kostenarten sind in der Anlage beschrieben.

(3) Keine Zahlung darf ohne Beleg erfolgen. Die Belege haben den Betrag, das Datum, den Verwendungszweck, die Kostenstelle und die Kostenart zu enthalten. Belege sind umgehend einzureichen. Duplikate oder Kopien dürfen nicht zur Zahlung vorgelegt werden. In Ausnahmefällen kann (z.B. für eine abhandengekommene Rechnung oder Quittung) ein Eigenbeleg eingereicht werden. Dieser muss enthalten:

  • Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift,
  • Art der Aufwendung, Datum der Aufwendung,
  • Kosten (Gesamtpreis, Einzelpreise) und möglichst Belege für die angegebenen Preise (z.B. Preisliste),
  • Grund für den Eigenbeleg,
  • Datum und eigene Unterschrift.

(4) Alle Belege sind vor dem Einreichen mit dem Vermerk „Sachlich richtig“ zu versehen und zu unterschreiben. Unterschriftsberechtigt für den Gesamtverein sind der Präsident, der Vizepräsident und der Schatzmeister, für die Abteilungen und Sportgruppen deren Leiter. Anderen kann die Unterschriftsberechtigung erteilt werden, dies ist dem Schatzmeister schriftlich mitzuteilen.

Mit der Unterschrift "Sachlich richtig" wird die Verantwortung übernommen, dass

  • die in den Rechnungsbelegen enthaltenen Angaben richtig sind,
  • nach bestehenden Vorschriften und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verfahren worden ist und
  • die berechneten Leistung sachgemäß und vollständig erbracht worden sind.

Vor der Zahlung sind alle Belege zu prüfen und zusätzlich von Präsident, Vizepräsident
oder Schatzmeister zu unterschreiben.

Kassenanordnungen, die einen selbst betreffen (z.B. Fahrtkosten- und Gebührenabrechnungen), dürfen nicht selber unterschrieben werden.

(5) Der gesamte Zahlungsverkehr soll nach Möglichkeit bargeldlos erfolgen. Die Bankverbindungen der HSG Mittweida lauten:

Geschäftskonto (Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs, der nicht dem Extrakonto zugewiesen ist)
IBAN DE72 8705 2000 3380 0015 37, Sparkasse Mittelsachsen.

Extrakonto (Einzahlung von Start- und Teilnehmergebühren, Ausführung von SEPASammelaufträgen: Überweisungen und Lastschriften)
IBAN DE05 8705 2000 3380 0023 55, Sparkasse Mittelsachsen.

§ 4 Eingehen von Verbindlichkeiten

(1) Das Eingehen finanzieller Verbindlichkeiten ist im Einzelfall vorbehalten:

  • dem Präsidenten, Vizepräsidenten und Schatzmeister bis 2.500 Euro,
  • dem Vorstand bis zu einem Betrag von 5.000 Euro und
  • dem erweiterten Vorstand bei einem Betrag von mehr als 5.000 Euro.

Die Leiter der Abteilungen sind nur berechtigt, Verbindlichkeiten für den Sportbetrieb im Rahmen der durch den Haushaltsplan zugewiesenen Mittel einzugehen.

(2) Vereinsmitglieder dürfen keine Dauerschuldverhältnisse und keine rechtsgeschäftlichen Verbindlichkeiten eingehen. Diese dürfen nur vom Präsidenten, Vizepräsidenten und Schatzmeister unter Beachtung eventueller Mitwirkungsrechte anderer Vereinsorgane eingegangen werden. Vereinsmitglieder, die hiergegen verstoßen, können auf Beschluss des erweiterten Vorstandes in Regress genommen werden.

(3) Es ist unzulässig, einen einheitlichen wirtschaftlichen Vorgang zu teilen, um dadurch Zuständigkeiten für die Genehmigung der Ausgaben zu begründen.

§ 5 Inventar

(1) Zur Erfassung des Inventars ist beim Vorstand ein Inventarverzeichnis zu führen.

(2) Es sind alle Gegenstände aufzunehmen, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind.

(3) Die Inventarliste muss enthalten:

  • Bezeichnung des Gegenstands mit kurzer Beschreibung,
  • Wert des Gegenstandes,
  • Anschaffungsdatum,
  • beschaffende Abteilung und
  • Aufbewahrungsort.

(4) Gegenstände, die ausgesondert werden, sind mit einer kurzen Begründung anzuzeigen.

(5) Alle zwei Jahre ist jeweils zum 01.01. vom Vorstand hinsichtlich des Gesamtvereins und der Abteilungen eine Inventurliste vorzulegen.

(6) Sämtliche in den Abteilungen vorhandenen Werte (Barvermögen, Inventar, Sportgeräte usw.) sind alleiniges Vermögen des Vereins. Dabei ist es gleichgültig, ob sie erworben wurden oder durch Schenkung zufielen.

(7) Unbrauchbares bzw. überzähliges Gerät und Inventar sind möglichst gewinnbringend zu veräußern. Der Erlös muss je nach Zuordnung des Gerätes bzw. Inventars gemäß Inventarliste der Kasse des Gesamtvereins oder der Abteilung unter Vorlage eines Belegs zugeführt werden. Über verschenkte Gegenstände ist ein Beleg vorzulegen.

§ 6 Jahresabschluss und Kassenprüfung

(1) Am Ende des Geschäftsjahres ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu erstellen. Der Rechnungsabschluss für das ausgelaufene Geschäftsjahr ist dem erweiterten Vorstand und der Mitgliederversammlung vorzulegen.

(2) Von den Kassenprüfern sind der Jahresabschluss und mindestens einmal im Jahr das Rechnungswesen und die Kasse zu prüfen. Das Ergebnis der Prüfung ist zu protokollieren und dem erweiterten Vorstand und der Mitgliederversammlung  mitzuteilen.

(3) Diese Prüfung erstreckt sich auf die rechnerische und sachliche Richtigkeit der Belege und auf die ordnungsgemäße Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bezüglich der sachgemäßen Verwendung der Haushaltmittel des Vereins.

§ 7 Schlussbestimmungen

Verstöße gegen die Finanzordnung werden vom Vorstand geahndet und können disziplinarisch und materiell nach dem BGB und der Satzung der HSG Mittweida geahndet werden.

Anlagen

  1. Kostenarten
  2. Formular Abrechnung einer Veranstaltung
  3. Formular Abrechnung Verwaltungskosten
  4. Formular Fahrtkosten und Gebührenabrechnung​