beschlossen von der Mitgliederversammlung am 1. April 2019. Diese Ordnung tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

§ 1 Allgemeines

(1) Die HSG Mittweida erhebt und verarbeitet in unterschiedlicher Weise personenbezogene Daten. Diese Ordnung regelt und informiert über den Umgang mit diesen Daten innerhalb des Vereins auf Grundlage der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes.

(2) Die Datenschutzordnung ist der Satzung der HSG Mittweida zugeordnet. Sie kann nur durch Beschluss einer Mitgliederversammlung geändert werden. Änderungen in den Anlagen sind durch Beschlüsse des Vorstandes möglich.

§ 2 Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten

(1) Von Mitgliedern der HSG Mittweida, von aktiven Übungsleiter sowie Teilnehmern von durchgeführten Veranstaltungen und Kursen erfasst der Verein insbesondere

  • Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht,
  • die Postanschrift,
  • Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungszugehörigkeit(en),
  • die Bankverbindung,
  • Telefonnummern und E-Mail-Adressen,
  • ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter.

(2) Die personenbezogenen Daten werden solange gespeichert wie sie für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erforderlich sind. Erlischt der Zweck der Erhebung (z.B. nach Austritt aus dem Verein) und bestehen keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr, werden die Daten gelöscht.

(3) Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder es im Rahmen des Sportbetriebes notwendig ist, z.B.

  • Anmeldung bei Fachverbänden,
  • Anmeldung zu Sportveranstaltungen oder Trainingslagern,
  • Anmeldung zu Aus- und Weiterbildungen,
  • Beantragung von Trainings- und Wettkampfzeiten in Sporthallen.

(4) Alle Vereinsmitglieder, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Vorstandsmitglieder, Abteilungsleitungen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 3 Öffentlichkeitsarbeit

(1) Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit werden personenbezogene Daten, auch Fotos und Videos, in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Das betrifft insbesondere Informationen, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, z.B. Teilnehmer und Ergebnisse von Sportveranstaltungen, Alter oder Geburtsjahrgang, Mannschaftsaufstellungen.

(2) Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

(3) Auf der Homepage des Vereins werden die Daten der Vorstandsmitglieder, Kassenprüfer, der Abteilungsleitungen und Übungsleiter mit Funktion, Vorname, Nachname und EMail-Adresse veröffentlicht, nach Einwilligung auch Telefonnummer(n) und Foto.

§ 4 Mitgliederlisten

(1) Mitglieder- oder Teilnehmerlisten werden Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitungen und Übungsleitern zur Verfügung gestellt, wenn es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

(2) Macht ein Vereinsmitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt, z.B. um die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung in die Wege zu leiten, stellt das Präsidium eine Mitgliederliste mit Vorname, Nachname und Postanschrift als Ausdruck zur Verfügung. Das Mitglied hat vorher eine schriftliche Versicherung abzugeben, dass die Liste ausschließlich für diesen Zweck verwendet und danach sofort vernichtet wird.

§ 5 E-Mail, Internet

(1) Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein eigene E-Mail-Adressen und Verteiler ein.

(2) Beim Versand von E-Mails an mehrere Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und deren private E-Mail-Adressen verwendet werden, sind diese als „bcc“ zu versenden.

(3) Die HSG Mittweida unterhält eine Homepage. Für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ist das Präsidium verantwortlich, für Einrichtung und Unterhaltung können verantwortliche Administratoren und Bearbeiter benannt werden.

(4) Die Einrichtung offizieller Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) einzelner Abteilungen, Sportgruppen, Trainingsgruppen oder Mannschaften ist nur nach ausdrücklicher Genehmigung des Präsidiums erlaubt. Die verantwortlichen Administratoren und Bearbeiter sind zu benennen.

§ 6 Zuständigkeiten, Beschwerderecht, Aufsichtsbehörde

(1) Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und Ansprechpartner sind die Mitglieder des Präsidiums (Vorstand nach § 26 BGB).

(2) Da im Verein deutlich weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benennen.

(3) Vereinsmitglieder sind berechtigt, beim Präsidium Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten zu beantragen sowie bei deren Unrichtigkeit die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung dieser Daten zu verlangen.

(4) Sollte ein Mitglied der Ansicht sein, dass bei der Erfassung oder Verarbeitung seiner Daten im Verein gegen geltendes Recht verstoßen wird, ist umgehend ein Mitglied des Präsidiums zu informieren. Können die vorgebrachten rechtlichen Bedenken nicht ausgeräumt werden, kann sich das Vereinsmitglied an die für die HSG Mittweida zuständige Aufsichtsbehörde, den Datenschutzbeauftragten des Freistaates Sachsen, wenden.